Dịch thuật và hợp pháp hoá giấy tờ Việt Nam để dùng ở Đức

Khi bạn cần nộp giấy tờ hộ tịch của Việt Nam cho cơ quan Đức, thường phải chuẩn bị bản dịch tiếng Đức và làm thủ tục hợp pháp hoá (Legalisation). Với giấy tờ Việt Nam, nơi nộp hồ sơ hợp pháp hoá phụ thuộc vào tỉnh/thành nơi giấy tờ được cấp, và trước đó giấy tờ thường phải có chứng thực trước của Bộ Ngoại giao Việt Nam tại Hà Nội hoặc Văn phòng Bộ Ngoại giao tại TP Hồ Chí Minh. 2

Ai cần làm

• Người có giấy tờ công Việt Nam để dùng cho cơ quan Đức thường phải làm hợp pháp hoá (Legalisation). 2
• Theo Đại sứ quán Đức tại Hà Nội, các giấy tờ được nêu trong danh sách của họ có thể được hợp pháp hoá; các giấy tờ khác không được liệt kê thì không thể hợp pháp hoá tại đây. 2
• Nếu có nghi ngờ về tính xác thực của một giấy tờ hộ tịch Việt Nam, cơ quan Đức có thể yêu cầu kiểm tra giấy tờ qua thủ tục hỗ trợ hành chính (Amtshilfeersuchen); cá nhân không thể tự yêu cầu việc này. 3

Các bước

1. Chuẩn bị bản dịch tiếng Đức của giấy tờ. Theo Bộ Ngoại giao Đức, giấy tờ phải được dịch bởi một phiên dịch viên được công nhận công khai; với giấy tờ Việt Nam nộp cho Đức, Đại sứ quán Hà Nội yêu cầu nộp kèm bản dịch tiếng Đức. 12
2. Làm chứng thực trước (Vorbeglaubigung) tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Đại sứ quán Đức nêu rằng để hợp pháp hoá, bản gốc giấy tờ hoặc bản sao trích lục gốc từ sổ đăng ký phải được Bộ Ngoại giao Việt Nam tại Hà Nội hoặc Văn phòng Bộ Ngoại giao tại TP Hồ Chí Minh chứng thực trước. 2
3. Sau khi có chứng thực trước, bạn hoặc người được uỷ quyền nộp giấy tờ để hợp pháp hoá tại Đại sứ quán Đức ở Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Đức tại TP Hồ Chí Minh. 2
4. Nếu cơ quan Đức nghi ngờ giấy tờ, hồ sơ kiểm tra sẽ được gửi theo đường công vụ; cơ quan yêu cầu là bên liên lạc chính với Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán. 3

Giấy tờ

• Bản gốc giấy tờ hoặc bản trích lục gốc từ sổ đăng ký (Bản Chính, Bản Sao hoặc Trích Lục) kèm bản dịch tiếng Đức. 23
• Theo thủ tục kiểm tra giấy tờ, không đủ nếu chỉ nộp bản sao thường hoặc bản sao chứng thực; cần bản gốc giấy tờ hoặc bản trích lục gốc. 3
• Nếu làm kiểm tra giấy tờ, cần có giấy uỷ quyền luật sư được điền đầy đủ với chữ ký đã chứng thực của người đứng tên giấy tờ, bản sao hộ chiếu, và có thể cần thêm sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú do công an cấp để đối chiếu dữ liệu. 3
• Đối với giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cơ quan Việt Nam phải xác nhận tình trạng độc thân đến ngày cấp hoặc đến ngày xuất cảnh khỏi Việt Nam; giấy này có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp. 2

Lệ phí và thời gian

• Lệ phí hợp pháp hoá hiện là 30 euro, nộp bằng tiền mặt quy đổi sang đồng Việt Nam (VND). 2
• Thời gian xử lý tại Đại sứ quán Hà Nội/Tổng lãnh sự quán TP Hồ Chí Minh khoảng một tuần. 2
• Giấy sẽ được gửi lại qua bưu điện; phí bưu điện do người nhận trả. 2
• Phí kiểm tra giấy tờ, nếu cơ quan Đức yêu cầu thủ tục này, là 193 euro cho 1 giấy trong trường hợp giấy tờ và nơi cư trú đều ở Hà Nội hoặc TP Hồ Chí Minh, và 263 euro cho 1 giấy trong trường hợp ngoài hai thành phố này. 3

Thời hạn

• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp. 2
• Việc kiểm tra giấy tờ của phía Đức có thể mất vài tháng ở nhiều cơ quan đại diện do khối lượng công việc và điều kiện địa lý. 1

Khác nhau theo thành phố

• Hà Nội: Đại sứ quán Đức tại Hà Nội hợp pháp hoá giấy tờ được cấp ở các tỉnh/thành được liệt kê cho khu vực này, như Hà Nội, Hải Phòng, Nghệ An, Quảng Ninh, Thanh Hóa, Thừa Thiên Huế và các tỉnh khác trong danh sách. 23
• TP Hồ Chí Minh: Tổng lãnh sự quán Đức tại TP Hồ Chí Minh hợp pháp hoá giấy tờ được cấp ở các tỉnh/thành được liệt kê cho khu vực này, như TP Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Đà Nẵng, Cần Thơ, An Giang, Khánh Hòa và các tỉnh khác trong danh sách. 23
• Với thủ tục kiểm tra giấy tờ, lệ phí khác nhau nếu người có giấy tờ và nơi đăng ký cư trú chỉ ở Hà Nội/TP Hồ Chí Minh hoặc ở ngoài hai thành phố này. 3